Ruben Bosman over de standaardisering van bedrijfsprocessen

Ruben Bosman over de standaardisering van bedrijfsprocessen

Ruben Bosman is Operationeel Directeur bij Apollo Group Europe. Hij is verantwoordelijk voor Engineering, Inkoop & Supply Chain. Wij spraken met Ruben over zijn duidelijke visie op Operations. In het interview had hij het regelmatig over zijn ideale wereld. Hoe ziet zijn ideaalplaatje eruit? Welke vraagstukken spelen er op zijn vakgebied? En waar wil hij naar toe met Apollo?

Ideale wereld

“In mijn ideale wereld kunnen we alle mankracht die we hebben inzetten op innovaties en optimalisatie”, legt Ruben uit. “Alle routinematige taken zijn dan namelijk volledig geautomatiseerd en gestandaardiseerd. Zo ver dat je niemand meer nodig hebt, behalve een team dat de systemen beheert.”

Standaardiseren

“Wat er wat mij betreft moet gebeuren om mijn ultieme droom te verwezenlijken, is in de eerste plaats nóg verder standaardiseren. De prijsafspraken zijn vastgesteld. We hebben vaste leveranciers, waarbij we er altijd voor zorgen dat we geen risico lopen als een leverancier niet kan leveren.”

Automatiseren

“Als alles gestandaardiseerd is, wil ik toe naar automatische inkoop. Wanneer Sales iets verkoopt, staat met een klik op de knop alles in het systeem, waarbij de inkoop van de materialen ook automatisch verstuurd kan worden, omdat er al prijsafspraken gemaakt zijn. Dit wordt op de goede plek geleverd, kan gecontroleerd worden op kwaliteit en staat dan direct klaar voor montage.”

Focus

“Om dat te kunnen bewerkstelligen, moeten er veel aanpassingen gedaan worden binnen een organisatie. Wil je dat écht voor elkaar krijgen, denk ik dat focus de allerbelangrijkste voorwaarde is. Als operationeel directeur is het in mijn optiek niet efficiënt om direct bezig te zijn met alle processen, helemaal als het gaat om de verschillende vakgebieden Inkoop, Supply Chain, Engineering. Daarom ben ik ervan overtuigd dat een teamlead systeem erg goed werkt. Iedere afdeling heeft een teamlead, die volledig verantwoordelijk is tot een bepaald budget. Komt het daarboven, dan pas stap ik in. Uiteindelijk draait het erom dat de teamlead een zelfstandig team heeft, zodat ik me als Operationeel Directeur kan focussen op visie en strategie.”

Efficiënt Engineeren

Al snel werd duidelijk dat Ruben een duidelijke visie heeft op hoe volgens hem een organisatie moet werken. We waren dan ook erg benieuwd wat ervoor heeft gezorgd dat hij die visie heeft ontwikkeld: “Toen ik begon bij Apollo als Technisch Manager, hield ik me bezig met het verhogen van de efficiëntie van de Engineers en Montage. Ik heb daar een onderzoek naar gedaan. Daarin kwam ik erachter dat we veel meer moesten standaardiseren. Als je je daar dan in gaat verdiepen, ontwikkelen de stappen zich eigenlijk vanzelf.”

Value Stream Mapping

“Door de Value Stream Mapping methode te gebruiken, kom je er wel achter waar je verspillingen zitten. We hebben een hoofdlocatie en een sublocatie. Kleine dingen vallen je daar al op. Als je ziet dat iedereen uit dezelfde pallets onderdelen pakt, kun je je voorstellen dat de efficiëntie daar onder lijdt. Als je vervolgens aan de betrokkenen vraagt hoe zij denken dat het beter kan, komen ze met duizend goede ideeën. Door op die manier verschillende vraagstukken aan te vliegen, kom ik altijd al snel tot een oplossing.”

Standaardisatie en Automatisering op Inkoop & Supply Chain

“Op het moment dat we besloten dat er een Operationeel Directeur aangesteld zo worden om de juiste focus aan te brengen, waar ik het enorm mee eens was, kwam voor mij langzaam het besef dat ook dát heel goed bij mij past. Ik heb zelf een heldere visie, ook op het gebied van Inkoop en Supply Chain. In deze functie had ik eigenlijk de kans om door te zetten waar ik op Engineering al mee gestart was. Het is namelijk iets wat over de hele organisatie in mijn optiek heel veel op zal leveren.”

Het is ontzettend mooi om te zien welke stappen we al hebben gezet en ik kijk uit naar wat er nog gaat komen!